Datenschutzerklärung

ReportSecurely Platform
Skiwo AS · Pilestredet 17, 0164 Oslo · privacy@reportsecurely.com
Effective: 2025

Dieses Dokument wurde zu Ihrer Information übersetzt. Im Falle von Abweichungen ist die englische Version maßgeblich.

Skiwo AS möchte, dass Sie verstehen, welche Daten wir über Sie sammeln und wie wir diese verarbeiten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit unseren Verpflichtungen aus den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO").

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir sammeln und verarbeiten und zu welchen Zwecken, wenn Sie die Report Securely-Plattform (die "Plattform") nutzen. Wir informieren Sie auch über Ihre Rechte. Weitere Informationen zur Plattform finden Sie unter: https://www.reportsecurely.com/

Einleitung

Report Securely verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, verwenden und schützen, wenn Sie unser Hinweisgebersystem nutzen.

Verantwortlicher

Report Securely fungiert als Datenverarbeiter im Auftrag der Organisation, die den Meldekanal betreibt. Die Organisation ist der Datenverantwortliche. Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten wenden Sie sich bitte direkt an die Organisation.

Postanschrift: Pilestredet 17, 0164 Oslo, Norwegen
E-Mail: privacy@reportsecurely.com

Wir verarbeiten auch bestimmte personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden in der Rolle des „Auftragsverarbeiters". Dazu gehört beispielsweise die Verarbeitung personenbezogener Daten, die in eingereichten Meldungen enthalten sind, einschließlich Beschreibungen bestimmter Personen oder Ereignisse und zugehöriger Dokumentation. Bei diesen Verarbeitungstätigkeiten fungiert unsere Lösung ausschließlich als Speicherplattform, und unsere Kunden sind die Verantwortlichen. Diese Datenschutzerklärung deckt unsere Verarbeitung als Auftragsverarbeiter nicht ab.

Daten, die wir erfassen

Wir erfassen nur die Daten, die zur Bereitstellung unseres Dienstes erforderlich sind:

Meldungsinhalte, die von Hinweisgebern eingereicht werden
Kommunikation zwischen Hinweisgebern und Fallbearbeitern
Kontoinformationen für Organisationsadministratoren
Technische Protokolle, die für Sicherheit und Dienstzuverlässigkeit erforderlich sind
Andere, die uns anderweitig kontaktieren.

Datensicherheit

Alle Daten werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt. Wir verwenden branchenübliche Verschlüsselungsprotokolle und speichern Daten in sicheren europäischen Rechenzentren. Der Zugriff auf Daten ist streng auf autorisiertes Personal beschränkt.

Grundlegende Informationen wie Name und Kontaktdaten von Kunden, Hinweisgebern oder Partnervertretern.
Informationen über Ihre Kundenbeziehung, wie Service- und Bestellinformationen, Zahlungsinformationen und Kundendienstanfragen.
Informationen im Zusammenhang mit einem Benutzerkonto, wie Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Zugriffsebene, Authentifizierungs- und Anmeldedaten.
Informationen über Ihre Nutzung und Aktivität auf der Report Securely-Plattform, einschließlich IP-Adressen, Zeitstempel, Systemnutzungsdaten und Zugriffsprotokolle.

Ihre Rechte

Gemäß DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten. Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@reportsecurely.com.

Wir erhalten personenbezogene Daten direkt von Ihnen, wenn Sie unsere Dienstleistungen bestellen oder anderweitig Kontakt mit uns aufnehmen. Diese Daten sind erforderlich, damit wir die von Ihnen bestellte Dienstleistung erbringen oder Ihre Anfragen bearbeiten können.
Wir erhalten personenbezogene Daten von Ihrem Arbeitgeber (unserem Kunden), wenn Sie einem Kundenkonto hinzugefügt werden oder ein Benutzerkonto in Ihrem Namen erstellt wird. Diese Daten sind erforderlich, damit wir die Plattformdienste gemäß unserer Vereinbarung mit dem Kunden bereitstellen und Zugang gewähren können.
Wir erhalten personenbezogene Daten indirekt von Ihnen, wenn Sie unsere Plattform nutzen oder anderweitig mit ihr interagieren. Diese Daten sind wichtig, um die Plattformdienste sicher und mit relevanten Funktionen bereitzustellen.

Datenspeicherung

Wir speichern Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder wie es das geltende Recht vorschreibt. Meldungsdaten werden gemäß der Datenspeicherungsrichtlinie der Organisation aufbewahrt.

Zweck	Verarbeitungstätigkeit	Personenbezogene Daten	Rechtsgrundlage
Kundensupport — Verkauf und Auftragsabwicklung	Durchführung von Ihnen angeforderter Transaktionen, einschließlich Zahlungsabwicklung und Leistungserbringung.	Kundenkontaktdaten, Zahlungsinformationen, Rechnungsdaten, Informationen über erworbene Leistungen, Bestellhistorie.	Art. 6 Abs. 1 lit. b) — Vertrag
Kundensupport — Kundenservice	Unterstützung bei der Klärung von Fragen oder Problemen mit unseren Leistungen.	Kundenkontaktdaten, Anfragendetails, Kommunikationsverlauf, Serviceinformationen, Informationen über Ihre technische Ausstattung oder Software, Fehlermeldungen.	Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Berechtigtes Interesse an der Erbringung von Kundenservice
Bereitstellung des Zugangs zur Report Securely-Plattform	Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erbringung unserer Leistungen, z. B. bei der Erstellung eines Benutzerkontos.	Benutzername und andere personenbezogene Daten (E-Mail-Adresse, Rolle usw.), Namen von Ansprechpartnern bei Geschäftskunden.	Art. 6 Abs. 1 lit. b) — Erforderlich zur Vertragserfüllung
Verhinderung von Datensicherheitsverletzungen	Überwachung der Plattformnutzung zur Erkennung oder Untersuchung von Netzwerksicherheitsverletzungen.	Metadaten (einschließlich Zeitstempel, Benutzeridentifikatoren, IP-Adressen, Browser- und Gerätedetails, Sitzungsdaten, Zugriffsprotokolle usw.)	Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung der Informationssicherheit
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen	Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. im Zusammenhang mit der Buchhaltung und zur Bereitstellung von Informationen an die zuständige Behörde.	Alle Kategorien personenbezogener Daten, die zur Erfüllung unserer Verpflichtungen unbedingt erforderlich sind.	Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Erforderlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Sonstige Zwecke	Wir können Ihre personenbezogenen Daten für jeden anderen Zweck verarbeiten, in den Sie ausdrücklich eingewilligt haben.		Art. 6 Abs. 1 lit. a) — Einwilligung

Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Anfragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@reportsecurely.com.

Wer erhält Zugriff auf personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten, die für Ihre Anmeldung auf der Plattform erforderlich sind (Name und E-Mail-Adresse), können mit Ihrer Organisation geteilt werden, um Konten zu verwalten und den notwendigen Zugang bereitzustellen.

Daten können auch mit „Auftragsverarbeitern" geteilt werden, die von Skiwo beauftragt wurden. Ein Unternehmen, das Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag verarbeitet, wird als Auftragsverarbeiter bezeichnet. Wenn wir einen Auftragsverarbeiter beauftragen, schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung ab, die regelt, wie der Auftragsverarbeiter die Daten verarbeiten darf, zu denen er Zugang erhält, und welche Verpflichtungen er in dieser Hinsicht hat.

Wir können personenbezogene Daten auch an Behörden weitergeben, wenn eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.

Übertragen wir personenbezogene Daten in andere Länder?

Grundsätzlich übertragen wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Länder und/oder Organisationen außerhalb des EU/EWR-Raums (sogenannte „Drittländer").

Sollten solche Übermittlungen dennoch erfolgen – beispielsweise wenn einer unserer Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten an Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EU/EWR-Raums übermittelt – stellen wir sicher, dass die Übermittlung gemäß den Anforderungen von Kapitel V der DSGVO durchgeführt wird und angemessene Garantien vorliegen, z. B. durch EU-Standardvertragsklauseln („SCC").

Wie lange speichern wir personenbezogene Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es für die Erfüllung der oben genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist. Dies gilt jedoch nicht, wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht eine längere Speicherung als der Zweck erfordert.

Welche Rechte haben Sie?

Die Datenschutzgesetzgebung gewährt Ihnen eine Reihe von Rechten, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.

Wir sind bestrebt sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben, korrekt und aktuell sind. Wenn Sie feststellen, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind, bitten wir Sie, uns zu kontaktieren. Dies gilt auch, wenn Sie die Löschung der gespeicherten Daten wünschen.

Bezüglich des Rechts auf Löschung gibt es eine Ausnahme für Daten, die für uns notwendig sind, um eine Dienstleistung zu erbringen, auf die Sie weiterhin Zugriff haben möchten, oder wenn gesetzlich vorgeschrieben ist, die Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Sie haben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit. Das bedeutet, dass Sie unter anderem Ihre personenbezogenen Daten in einem maschinenlesbaren Format erhalten können.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen sowie das Recht, dem Profiling und automatisierten Entscheidungen zu widersprechen. Das bedeutet, Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht analysiert werden, um Ihr Verhalten, Ihre Präferenzen, Fähigkeiten oder Bedürfnisse aufzudecken. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, den Sie mit uns geschlossen haben, oder wenn Sie zuvor Ihre ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben.

Sie haben auch das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie registriert haben, soweit Vertraulichkeitsverpflichtungen dies nicht verhindern. Um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten an die richtige Person weitergegeben werden, können wir verlangen, dass die Anfrage schriftlich gestellt wird und die Identität auf andere Weise verifiziert wird.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Skiwo nicht das einhält, worüber wir in dieser Datenschutzerklärung oder den geltenden Rechtsvorschriften informieren, können Sie uns eine Beschwerde senden. Sie können auch eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen.

Verwendung von Cookies

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien auf unseren Websites. Weitere Informationen zur Verwendung von Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Wie informieren wir über Änderungen dieser Datenschutzerklärung?

Unsere Dienste befinden sich in kontinuierlicher Entwicklung. Daher kann es erforderlich sein, unsere Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Bei einer Aktualisierung der Datenschutzerklärung wird die aktualisierte Version auf unserer Website bereitgestellt.

So kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie uns per E-Mail kontaktieren: privacy@reportsecurely.com