Privacybeleid

ReportSecurely Platform
Skiwo AS · Pilestredet 17, 0164 Oslo · privacy@reportsecurely.com
Effective: 2025

Dit document is voor uw gemak vertaald. In geval van discrepantie prevaleert de Engelse versie.

Skiwo AS wil dat u begrijpt welke gegevens wij over u verzamelen en hoe wij deze verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze verplichtingen onder de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVG").

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken, en voor welke doeleinden, wanneer u het Report Securely-platform (het "platform") gebruikt. Wij verstrekken ook informatie over uw rechten. U kunt meer lezen over het platform op: https://www.reportsecurely.com/

Inleiding

Report Securely zet zich in voor de bescherming van uw privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u ons klokkenluidersregeling platform gebruikt.

Verwerkingsverantwoordelijke

Report Securely treedt op als verwerker namens de organisatie die het meldkanaal beheert. De organisatie is de verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over hoe uw gegevens worden verwerkt, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de organisatie.

Postadres: Pilestredet 17, 0164 Oslo, Norway
E-mail: privacy@reportsecurely.com

Wij verwerken ook bepaalde persoonsgegevens namens onze klanten in de rol van "verwerker". Dit omvat bijvoorbeeld de verwerking van persoonsgegevens in ingediende meldingen, waaronder beschrijvingen van specifieke personen of gebeurtenissen en bijbehorende documentatie. Voor deze verwerkingsactiviteiten functioneert onze oplossing uitsluitend als opslagplatform en zijn onze klanten de verwerkingsverantwoordelijken. Dit privacybeleid heeft geen betrekking op onze verwerking als verwerker.

Gegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn om onze dienst te leveren:

Meldingsinhoud ingediend door melders
Communicatie tussen melders en zaakbehandelers
Accountgegevens voor organisatiebeheerders
Technische logs die nodig zijn voor beveiliging en betrouwbaarheid van de dienst
Anderen die anderszins contact met ons opnemen.

Gegevensbeveiliging

Alle gegevens worden versleuteld tijdens verzending en opslag. We gebruiken industriestandaard versleutelingsprotocollen en slaan gegevens op in beveiligde Europese datacenters. Toegang tot gegevens is strikt beperkt tot geautoriseerd personeel.

Basisinformatie, zoals naam en contactgegevens van klant, melder of partnervertegenwoordiger.
Informatie over uw klantrelatie, zoals service- en orderinformatie, betalingsinformatie en klantenserviceverzoeken.
Informatie met betrekking tot een gebruikersaccount, zoals naam, e-mailadres, rol en toegangsniveau, authenticatie- en inloggegevens.
Informatie over uw gebruik van en activiteit op het Report Securely platform, inclusief IP-adressen, tijdstempels, systeemgebruiksgegevens en toegangslogboeken.

Uw rechten

Onder de AVG heeft u het recht om toegang te krijgen tot, te corrigeren, te wissen, de verwerking te beperken en uw persoonsgegevens over te dragen. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@reportsecurely.com.

We ontvangen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u onze diensten bestelt of anderszins contact met ons opneemt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de door u bestelde dienst te leveren of om uw vragen op te volgen.
We ontvangen persoonsgegevens van uw werkgever (onze klant) wanneer u wordt toegevoegd aan een klantaccount, of wanneer een gebruikersaccount op uw naam wordt aangemaakt. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de platformdiensten te leveren en toegang te bieden in overeenstemming met onze overeenkomst met de klant.
We ontvangen persoonsgegevens indirect van u wanneer u ons platform gebruikt of er anderszins mee interacteert. Deze gegevens zijn belangrijk voor het op een veilige manier leveren van de platformdiensten en met relevante functionaliteit.

Gegevensbewaring

We bewaren gegevens alleen zolang als noodzakelijk is om de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld te vervullen, of zoals vereist door de toepasselijke wetgeving. Meldingsgegevens worden bewaard in overeenstemming met het gegevensbewaringsbeleid van de organisatie.

Doel	Verwerkingsactiviteit	Persoonsgegevens	Rechtsgrondslag
Klantenondersteuning — Verkoop en orderverwerking	Uitvoeren van door u aangevraagde transacties, inclusief betalingsverwerking en levering van diensten.	Contactgegevens klant, betalingsgegevens, factuurgegevens, informatie over gekochte diensten, bestelgeschiedenis.	Artikel 6(1)(b) — Overeenkomst
Klantenondersteuning — Klantenservice	Assisteren bij het oplossen van vragen of problemen die u mogelijk heeft met onze diensten.	Contactgegevens klant, details van aanvragen, communicatiegeschiedenis, dienstinformatie, informatie over uw technische apparatuur of software, foutmeldingen.	Artikel 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang bij het leveren van klantenservice
Toegang verlenen tot het Report Securely platform	Wij verwerken persoonsgegevens om onze diensten te leveren, bijvoorbeeld bij het aanmaken van een gebruikersaccount.	Gebruikersnaam en andere persoonsgegevens (e-mailadres, rol, enz.), namen van contactpersonen bij zakelijke klanten.	Artikel 6(1)(b) — Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
Voorkomen van datalekken	Monitoren van het gebruik van het platform om inbreuken op de netwerkbeveiliging op te sporen of te onderzoeken.	Metadata (inclusief tijdstempels, gebruikersidentificaties, IP-adressen, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens, toegangslogboeken, enz.)	Artikel 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang bij het handhaven van informatiebeveiliging
Naleving van wettelijke vereisten	Verwerking om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld in verband met boekhouding en het verstrekken van informatie aan de bevoegde autoriteit.	Alle categorieën persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn om aan onze verplichtingen te voldoen.	Artikel 6(1)(c) — Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
Andere doeleinden	Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor elk ander doel waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.		Artikel 6(1)(a) — Toestemming

Contact

Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via privacy@reportsecurely.com.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die nodig zijn om in te loggen op het platform (naam en e-mailadres) kunnen worden gedeeld met uw organisatie om accounts te beheren en de benodigde toegang te verlenen.

Gegevens kunnen ook worden gedeeld met "verwerkers" die door Skiwo zijn ingeschakeld. Een bedrijf dat uw persoonsgegevens namens ons verwerkt, wordt een verwerker genoemd. Als we een verwerker inschakelen, sluiten we een verwerkersovereenkomst af die regelt hoe de verwerker de gegevens waartoe zij toegang krijgen mag verwerken en wat hun verplichtingen daarbij zijn.

We kunnen persoonsgegevens ook delen met overheidsinstanties wanneer er een wettelijke verplichting toe bestaat.

Dragen wij persoonsgegevens over naar andere landen?

In principe dragen wij uw persoonsgegevens niet over naar landen en/of organisaties buiten de EU/EEA (zogenaamde "derde landen").

Indien dergelijke overdrachten toch plaatsvinden — bijvoorbeeld als een van onze verwerkers persoonsgegevens overdraagt aan subverwerkers buiten de EU/EEA — zorgen wij ervoor dat de overdracht plaatsvindt in overeenstemming met de vereisten uit Hoofdstuk V van de AVG en dat passende waarborgen worden geboden, bijvoorbeeld door middel van EU-standaardcontractbepalingen ("SCC").

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is voor de vervulling van de bovengenoemde verwerkingsdoeleinden. Dit geldt echter niet indien bewaring wettelijk verplicht is voor een langere periode dan het doel rechtvaardigt.

Wat zijn uw rechten?

De privacywetgeving geeft u een aantal rechten, waaronder het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van de persoonsgegevens die wij over u hebben opgeslagen.

Wij zetten ons in om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij over u hebben opgeslagen accuraat en actueel zijn. Als u ontdekt dat de gegevens die wij over u hebben opgeslagen onjuist zijn, moedigen wij u aan om contact met ons op te nemen. Dit geldt ook als u wilt dat de opgeslagen gegevens worden verwijderd.

Met betrekking tot het recht op verwijdering geldt een uitzondering voor gegevens die noodzakelijk zijn om een dienst te leveren waartoe u nog toegang wenst te hebben, of wanneer wij wettelijk verplicht zijn de gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.

U heeft ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit betekent dat u onder andere uw persoonsgegevens in een machineleesbaar formaat kunt verkrijgen.

Verder heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen profilering en geautomatiseerde besluitvorming. Dit betekent dat u kunt eisen dat uw persoonsgegevens niet worden geanalyseerd om uw gedrag, voorkeuren, capaciteiten of behoeften te achterhalen. Dit geldt echter niet als de verwerking noodzakelijk is om een overeenkomst die u met ons bent aangegaan na te komen of als u eerder uw uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking heeft gegeven.

U heeft ook het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die wij over u hebben geregistreerd, voor zover geheimhoudingsverplichtingen dit niet verhinderen. Om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens aan de juiste persoon worden verstrekt, kunnen wij eisen dat het verzoek schriftelijk wordt gedaan en dat de identiteit op een andere manier wordt geverifieerd.

Als u van mening bent dat Skiwo zich niet houdt aan wat wij in dit privacybeleid of de toepasselijke wetgeving meedelen, kunt u ons een klacht sturen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gebruik van cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën op onze websites. U kunt meer lezen over hoe wij cookies gebruiken in ons Cookiebeleid.

Hoe informeren wij u over wijzigingen in dit privacybeleid?

Onze diensten zijn voortdurend in ontwikkeling. Daarom kan het nodig zijn om ons privacybeleid bij te werken. Als het privacybeleid wordt bijgewerkt, zal het bijgewerkte privacybeleid beschikbaar worden gesteld op onze website.

Hoe contact met ons op te nemen

Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken of uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar: privacy@reportsecurely.com